Bis spätestens zum 31. Juli 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet sein. Nutzen Sie ein digitales Aufzeichnungssystem? Dann finden Sie hier die wichtigsten Antworten auf Ihre Fragen rund um die neue Kassenmeldepflicht.
Was ist die Kassenmeldepflicht?
Die sogenannte Kassenmeldepflicht verpflichtet Unternehmen, Informationen zu Ihrem eingesetzten Kassensystem an das Finanzamt zu übermitteln. Die Grundlage dafür ist das sogenannte Kassengesetz vom 22. Dezember 2016, genauer gesagt Paragraf 146a der Abgabenordnung (AO).
Ziel der Regelung ist es, Manipulationen an Kassendaten zu verhindern. Seit 2020 müssen Kassensysteme bereits mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein. Bislang fehlte aber das digitale Meldeverfahren – das ist nun Geschichte.
Seit dem 01.01.2025 steht das elektronische Verfahren zur Verfügung.
Wer ist von der Kassenmeldepflicht betroffen?
Die Kassenmeldepflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Dazu gehören unter anderem:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen
- Tablet- oder App-basierte Kassensysteme
- Waagen mit integrierter Kassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion
- Hotelsoftware oder Arztsoftware mit Kassenmodul
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Nutzen Sie ein solches System? Dann besteht Handlungsbedarf.
Offene Ladenkassen (z. B. einfache Geldkassetten ohne digitale Erfassung) und nicht programmierbare Registrierkassen, die ohne Elektronik auskommen, sind von der Kassenmeldepflicht nicht betroffen.
Wann muss ich mein Kassensystem melden?
| Zeitpunkt der Anschaffung/Außerbetriebnahme/Änderung | Frist zur Meldung an das Finanzamt |
| Kassensystem vor dem 01.07.2025 in Betrieb genommen | Meldung bis spätestens 31.07.2025 |
| Kassensystem nach dem 01.07.2025 neu in Betrieb genommen | Meldung innerhalb eines Monats |
| Kassensystem nach dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen | Abmeldung innerhalb eines Monats |
| Änderungen am Kassensystem nach dem 01.07.2025 | Meldung innerhalb eines Monats |
Wichtig: Auch wenn Sie lediglich ein bestehendes System besitzen, ohne es neu angeschafft zu haben, besteht Meldepflicht.
Welche Wege gibt es, um Kassensysteme zu melden?
Die Meldung Ihrer Kassensysteme erfolgt ausschließlich digital. Dafür stehen Ihnen drei verschiedene Wege zur Verfügung:
1. Direkte Eingabe über das ELSTER-Portal
Im Online-Dienst „Mein ELSTER“ finden Sie das Formular Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme gemäß §146a Abs. 4 AO. Damit können Sie die erforderlichen Daten selbst Schritt für Schritt eingeben.
Tipp: Für die Direkteingabe über ELSTER bietet das Bundesfinanzministerium eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung an. Diese finden Sie hier auf der Seite des BMF.
2. Hochladen einer vorbereiteten XML-Datei in Mein ELSTER
Viele Kassensysteme oder die dazugehörige Software bieten die Möglichkeit, die Meldedaten direkt in einer XML-Datei zu exportieren. Diese laden Sie anschließend bequem über Ihr ELSTER-Benutzerkonto hoch.
3. Datenfernübertragung über die sogenannte ERiC-Schnittstelle
Nutzen Sie eine Softwarelösung, die mit der sogenannten ELSTER Rich Client-Schnittstelle (ERiC) kompatibel ist? Dann können Sie die Meldung direkt und automatisiert an das Finanzamt senden lassen.
Was muss gemeldet werden?
Folgende Angaben sind beispielhaft verpflichtend
- Angaben zum Betrieb, z.B.: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer, Unternehmensbezeichnung
- Anzahl der elektronisches Kassensysteme
- Details zum elektronischen Aufzeichnungssystem
- Art (z.B. Tablet-/App-Kassen-Systeme, Elektronische Registrierkassen, Taxameter)
- Software / Softwareversion
- Seriennummer
- Hersteller
- Modell
- Anschaffungsdatum
- Datum der Inbetriebnahme
- Datum und Grund der Außerbetriebnahme
- Angaben zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Seriennummer
- Datum der Inbetriebnahme / Aktivierung
- Art / Bauform (SD, USB, Cloud)
- BSI-Zertifizierungs-ID
Wichtig: Jedes elektronische Aufzeichnungssystem darf immer nur einer einzigen Betriebsstätte zugeordnet werden. Haben Sie mehrere Standorte? Dann muss für jede Betriebsstätte eine separate Meldung beim Finanzamt abgegeben werden – inklusive aller dort eingesetzten Systeme.
Was passiert, wenn ich mein Kassensystem nicht rechtzeitig melde?
Wer die Meldefrist versäumt, wird in der Regel vom Finanzamt zur Nachmeldung aufgefordert.
Kommen Sie dieser Aufforderung nicht fristgerecht nach, droht ein Bußgeld. Laut § 379 Abs. 7 Abgabenordnung kann dieses bis zu 25.000 Euro betragen.
Wichtig zu wissen: Ob und wann eine Erinnerung das Unternehmen tatsächlich erreicht, ist nicht entscheidend. Die gesetzliche Verpflichtung und die Frist zur Meldung der Kassensysteme bestehen unabhängig von der Aufforderung zur Nachmeldung. Achten Sie daher selbst darauf, die Frist einzuhalten.
Wer muss die Meldung abgeben? Kann das auch der Steuerberater übernehmen?
Grundsätzlich ist das Unternehmen selbst zur Meldung verpflichtet. Als Steuerkanzlei übernehmen wir das aber gerne für Sie. So vermeiden Sie unnötige Fehler oder Fristversäumnisse.
Jetzt aktiv werden – wir helfen Ihnen dabei
Die Kassenmeldepflicht bringt neuen Verwaltungsaufwand, sorgt aber gleichzeitig für mehr Transparenz und Rechtssicherheit. Lassen Sie sich frühzeitig beraten, damit Sie die Fristen einhalten und rechtlich auf der sicheren Seite stehen.
Haben Sie Fragen? Möchten Sie die Meldung bequem durch uns abwickeln lassen?
Kontaktieren Sie uns – wir kümmern uns um den gesamten Prozess für Sie.
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