Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz die Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025 beschlossen. Was bedeutet das konkret für Sie? Betrifft es alle Unternehmen? Gibt es Ausnahmen? Und was ist eine E-Rechnung eigentlich genau? In diesem Artikel klären wir alle wichtigen Fragen. So sind Sie gut vorbereitet und wissen, was als Nächstes zu tun ist.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung der Daten. Die rechtlichen Anforderungen für E-Rechnungen sind in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Warum nicht? Ganz einfach – sie erfüllt die Anforderungen an eine automatisierte Weiterverarbeitung nicht. Ab dem 1. Januar 2025 gelten PDF-Rechnungen, Papierrechnungen und andere Formate (.jpeg, .docx) als „sonstige Rechnungen“.
Wichtiger Hinweis: Ab diesem Datum dürfen Rechnungen in einem anderen elektronischen Format nur noch mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden!
Die Ausstellung und Übermittlung einer Papierrechnung bleibt bis Ende des Jahres 2026 weiterhin zulässig.
Warum erfolgt die Umstellung?
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil der EU-weiten ViDA-Initiative (VAT in digital Age) der Europäischen Kommission. Diese Initiative zielt auf ein moderneres und effizienteres Mehrwertsteuersystem in Europa ab. Sie ist auch eine Maßnahme zur Bekämpfung von Betrug bei der Umsatzsteuer. Zukünftig soll vor diesem Hintergrund ein elektronisches Meldesystem eingeführt werden, über das Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung gesendet werden.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen oder auszustellen, betrifft alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (sog. B2B-Umsätze im Inland). Egal ob Haupt- oder Nebenerwerb: Sind Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger beide im Inland ansässige Unternehmer, unterliegen sie der E-Rechnungspflicht.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja, aber nur wenige. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Auch Rechnungen für steuerbefreite Leistungen nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG fallen nicht unter die Regelung.
Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung
Wie schnell müssen Sie handeln? Die Umstellung erfolgt in drei Stufen:
- Ab dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen im B2B-Bereich müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In den ersten zwei Jahren dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. PDF- und andere elektronische Formate sind jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen und versenden. Kleinere Unternehmen dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ ausstellen und übermitteln.
- Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
Welche Formate können für E-Rechnungen verwendet werden?
Hier wird es technisch – aber keine Sorge, es ist einfacher, als es klingt. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Diese Formate gewährleisten eine reibungslose Weiterverarbeitung und erfüllen die Anforderungen der Europäischen Norm.
- XRechnung: Dieses Format basiert auf XML und wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt. Es ist vollständig strukturiert und maschinenlesbar, wodurch es eine hohe Automatisierung ermöglicht.
- ZUGFeRD: Das Zentrale User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) ist ein hybrides Format. Es vereint die Vorteile von XML und PDF/A. Der menschenlesbaren PDF/A-Rechnung sind die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format als Anhang beigefügt. Besonders praktisch, wenn Sie sowohl elektronische Systeme als auch manuelle Prozesse im Einsatz haben.
Welches Format ist das richtige für Sie? Beide haben ihre Stärken – es hängt ganz davon ab, wie Ihre Prozesse aktuell aufgebaut sind und welche Anforderungen Sie in der Zukunft erfüllen möchten.
Wie sieht der Aufbau einer E-Rechnung aus?
Eine E-Rechnung enthält grundsätzlich die gleichen Informationen wie eine klassische Papierrechnung. Dazu gehören Angaben wie:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff „Gutschrift“
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Der entscheidende Unterschied? Diese Informationen müssen in einem strukturierten Datenformat wie XML vorliegen. Nur so kann die Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden.
Aufbewahrungspflichten
Auch bei der E-Rechnung gilt: Die Aufbewahrungsfrist bleibt nach der derzeitigen Rechtslage bei zehn Jahren. Doch es gibt eine Besonderheit: Die E-Rechnung muss im strukturierten, elektronischen Datenformat archiviert werden. Wenn zusätzlich eine PDF-Version der Rechnung erstellt wird, besteht dennoch eine Archivierungspflicht für die originale E-Rechnung.
Wie werden E-Rechnungen übermittelt?
Der Gesetzgeber schreibt derzeit keine bestimmte Übertragungsmethode für E-Rechnungen vor. Ein einfacher Weg ist der Versand per E-Mail, alternativ kann die E-Rechnung auch über einen Download aus einem Portal oder über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt werden. Wichtig ist, dass der Übertragungsweg eine medienbruchfreie, elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.
4 Vorteile, wenn Sie auf E-Rechnung umstellen
Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt nicht nur Pflichten mit sich – sie bietet Ihrem Unternehmen auch zahlreiche Vorteile. Hier sind die größten Pluspunkte:
1. Zeitersparnis durch Automatisierung
Durch die E-Rechnung können Sie den gesamten Rechnungsprozess automatisieren. Von der Erstellung bis zur Verbuchung und Archivierung wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler, die durch manuelle Eingaben entstehen können.
2. Kostenreduktion
Schluss mit Papier, Druckkosten und Porto! Außerdem sparen Sie Kosten für Lagerung und Verwaltung physischer Belege.
3. Schnellere Zahlungen
Rechnungen kommen schneller an – und werden schneller bezahlt. Da sie digital erstellt und direkt in die Systeme des Empfängers integriert werden können, verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich. Das führt dazu, dass Rechnungen schneller bezahlt werden und die Liquidität Ihres Unternehmens steigt.
4. Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz
Durch den elektronischen Rechnungsprozess haben Sie jederzeit den Überblick über den Status Ihrer Rechnungen. Sie können genau nachverfolgen, wann eine Rechnung versendet, empfangen und bearbeitet wurde.
Was müssen Sie als Nächstes tun? Was sind die nächsten Schritte?
Was jetzt? Keine Panik – hier sind Ihre nächsten Schritte:
1. Aktuelle Prozesse überprüfen
Bevor Sie in die Auswahl einer Softwarelösung einsteigen, sollten Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse genau unter die Lupe nehmen. Wie werden Rechnungen derzeit erstellt, versendet und verarbeitet? Gibt es bereits digitale Prozesse oder wird noch hauptsächlich auf Papier gearbeitet? Diese Analyse hilft Ihnen zu verstehen, welche Anpassungen notwendig sind.
2. Softwareanforderungen definieren
Sie müssen keine bestimmte Software nutzen, aber es ist wichtig, dass die gewählte Lösung die Anforderungen der E-Rechnung erfüllt. Achten Sie darauf, dass die Software die gängigen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) unterstützt. Sie sollte außerdem in Ihre bestehenden Systeme integriert werden können. Denken Sie auch an die Automatisierungspotenziale: Je mehr Schritte automatisch ablaufen, desto größer sind die Effizienzgewinne.
3. Unternehmensprozesse anpassen
3.1 E-Rechnungseingang
Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang an und informieren Sie Ihre Geschäftspartner/Lieferanten.
Stellen Sie Ihren Rechnungseingang auf eine geeignete Softwarelösung zum Empfang und Verarbeiten elektronischer Rechnungen, z.B. DATEV Unternehmen online, um.
3.2 E-Rechnungsausgang
Aktualisieren Sie Ihre Kundendaten und prüfen Sie, ob die richtige E-Mail-Adresse Ihrer Kunden zum Versenden der E-Rechnung hinterlegt ist.
Stellen Sie Ihren Rechnungsausgang auf eine für Ihr Unternehmen geeignete Softwarelösung zum Schreiben und Versenden von E-Rechnungen um. Das kann die Lösung eines Drittanbieters sein oder in Verbindung mit DATEV Unternehmen online z.B. auch DATEV Auftragswesen next oder ein DATEV-Mittelstandsprogramm.
3.3 Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software und Dokumentation der Prozesse
Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Abteilungen – von der Buchhaltung bis zum Einkauf – gut vorbereitet sind. So vermeiden Sie Engpässe und Missverständnisse bei der Einführung. Dokumentieren Sie die E-Rechnungsprozesse transparent, z.B. im Rahmen der Verfahrensdokumentation.
4. Testlauf durchführen
Bevor Sie vollständig auf E-Rechnungen umstellen, ist es ratsam, einen Testlauf durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass die Übermittlung und der Empfang von E-Rechnungen reibungslos funktionieren. Testen Sie die Integration in Ihre Buchhaltungssysteme und achten Sie auf die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.
5. Langfristige Strategie entwickeln
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine technische Umstellung, sondern auch eine strategische Entscheidung. Überlegen Sie, wie Sie langfristig von der Automatisierung und Digitalisierung profitieren können. Welche weiteren Prozesse könnten digitalisiert werden? Wie können Sie die Effizienz in anderen Bereichen steigern?
Sind Sie bereit für die E-Rechnungspflicht? Überprüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und bereiten Sie sich frühzeitig auf die Umstellung vor. Wir unterstützen Sie gerne auf diesem Weg!